Una piattaforma in grado di automatizzare i processi legati alla gestione documentale è la soluzione adatta a semplificare il lavoro di backoffice, snellire l’iter di validazione degli atti e le attività di raccolta delle informazioni. Uno strumento di Business Process as a service basato su cloud può davvero modificare l’approccio al lavoro in ufficio, permettendo di risparmiare costi e tempi e offrendo al contempo la flessibilità necessaria a supportare la continuità operativa in ogni contesto, anche in smart working. Contemplando queste necessità, la piattaforma Dome di Datlas è stata concepita con le caratteristiche necessarie per configurare al meglio i processi.
I problemi di gestione delle informazioni e configurazione dei processi
I problemi principali che si riscontrano nelle attività documentali sono legati soprattutto alla gestione dei processi e delle informazioni, che spesso si presentano disgregate. Si pensi per esempio a una realtà del mondo delle assicurazioni, ai cui uffici arrivano ogni giorno ingenti quantità di documentazione in forma diversa: report scritti a mano, copie di carte di identità, atti giudiziari, fotografie. La loro gestione manuale da parte degli operatori di backoffice rappresenta un lavoro complesso, lungo e non esente da errori. La validazione stessa dei documenti e il loro smistamento agli uffici di riferimento è un iter difficile e che richiede tempo. Ne consegue che l’intero processo può subire rallentamenti, a maggior ragione in un contesto di smart working.
La tecnologia business process automationpermette di superare questi fronti critici, in particolare:
- Ottimizza i processi di data collecting, cioè la raccolta di tutte le informazioni che servono per avviare i processi. Tramite la business process automation si può gestire il processo di validazione della documentazione, a supporto dei team di backoffice delle varie aziende che svolgono attività di controllo. Per esempio, in ambito bancario una soluzione BPA è utile per la gestione dei processi antifrode, in quanto consente di verificare che ogni atto sia corretto e non ci siano dunque tentativi di frode per esempio dovuti a false generalità.
- Semplifica il lavoro sui documenti, supportando i team di backoffice per rendere più snello e automatizzato il processo di validazione. Le tecnologie di automazione dei processi classificano i dati in modo automatico, implementando il workflow di validazione per guidare il cliente finale nel percorso. Nei processi attuali va sottolineato che la parte di know how viene condivisa tramite formazione, che richiede ovviamente tempi mediamente lunghi, oltre a includere numerosi aggiornamenti in caso di variazioni normative o di new entry. Con il workflow si riducono i tempi di gestione e formazione.
Come funziona Dome di Datlas
Un esempio interessante in questo contesto è la piattaforma Dome di Datlas. Lanciata sul mercato nel 2018, Dome è una soluzione business process as a service nativa cloud, scalabile e sicura. Proprio a proposito di sicurezza, gli standard sono molto elevati: il data center è replicato in diverse regioni in Europa, in modo da alzare il livello di protezione delle informazioni e dei sistemi.
Il cloud rende Dome una soluzione flessibile, altamente personalizzabile e soprattutto fruibile da qualsiasi dispositivo, anche mobile. Questo consente di rendere più snelli i processi di gestione documentale e in particolare di validazione, perché per esempio in qualsiasi luogo ci si trovi sarà possibile approvare un atto. Una caratteristica alleata della business continuity e della velocizzazione delle procedure. Il lavoro diventa più snello con Dome, in quanto offre la possibilità di distribuire il lavoro a team che operano in luoghi diversi, quindi anche in smart working, garantendo che l’efficienza nella gestione dei documenti sia elevata come in ufficio.
La centralizzazione dei processi inoltre permette di omogenizzare i meccanismi di monitoraggio, per cui si potrà sempre ricorrere al monitoring e al tracking per controllare l’avanzamento di una pratica o la corretta gestione di un processo documentale.
Oltre a ciò, la caratteristica della scalabilità rende Dome una soluzione conveniente dal punto di vista economico, in quanto non ci sono costi di gestione dell’infrastruttura, di mantenimento oppure legati a sistemi e componenti: la piattaforma viene offerta in modalità as a service. Inoltre, gli utenti potranno beneficiare della versione sempre più aggiornata della soluzione, in quanto tutte le evoluzioni aggiuntive sono rese disponibili senza costi aggiuntivi.
Quali sono i vantaggi di utilizzare Dome
Gli obiettivi alla base della realizzazione di Dome sono la centralizzazione e la digitalizzazione dei processi, ma in modo semplice e immediato in modo che chiunque possa ottenere risultati in termini di efficienza, anche senza formazione specifica. Dome è infatti semplice da usare, ha un’interfaccia intuitiva e la configurabilità stessa dei processi è altamente personalizzabile da chiunque anche senza competenze in materia di programmazione.
Schematizzando le caratteristiche vantaggiose che si notano nell’utilizzo della soluzione, sottolineiamo:
- il focus specifico sulla gestione dei processi;
- l’elevata configurabilità della piattaforma, senza la necessità di sviluppare codici o avere competenze informatiche approfondite;
- la particolare attenzione agli aspetti legati alla sicurezza, compresa la cura della data protection: Dome è GDPR compliant e Datlas dispone della certificazione ISO 27001;
- la possibilità di monitorare i processi per evitare intoppi, velocizzandoli;
- l’architettura basata su design pattern moderni.
Di particolare rilevanza poi è la possibilità di gestire in maniera centralizzata i dati. Non si dovranno più utilizzare tool diversi per ogni processo, strumenti che non comunicano tra di loro rendendo difficile il reperimento delle informazioni in quanto manca una base dati comune. Inoltre, la configurabilità del workflow permette di conferire al cliente un elevato grado di autonomia, snellendo i processi di comunicazione con l’azienda.
