Ridurre gli sprechi di carta e materiali consumabili, diminuire i costi diretti e indiretti, ottimizzare il parco installato, ragionare in ottica di qualità ed efficienza del printing, si può? Certamente sì, a patto che si conosca ciò che si ha in casa e si analizzino i consumi per far emergere costi nascosti e sprechi su cui ragionare in un’ottica di ottimizzazione ed efficientamento. Percorso non certo semplice né immediato, reso forse ancora più complesso dalla scarsa presenza di meccanismi di controllo dei consumi relativamente sia alla carta sia ai materiali consumabili.
È quanto emerge da una recente web survey di ZeroUno, realizzata in collaborazione con NetConsulting e in partnership con HP: una percentuale piuttosto significativa di aziende (quasi il 30%, su un panel di 59 imprese attive prevalentemente nei settori Industria e Servizi che rappresentano oltre il 54% del paniere) non è in grado di indicare, per esempio, l’entità del consumo medio di carta, a dimostrazione di come manchino strumenti di controllo dell’efficienza economica connessa alle dotazioni di printing in uso o di come tali strumenti vengano usati solo da un numero limitato di persone. Per quanto riguarda toner e cartucce, la mancanza di controllo dei consumi è ancor più evidente, anche in questo caso soprattutto tra le grandi realtà. Al di là dell’elevata percentuale di aziende che non hanno saputo quantificare il consumo di toner e cartucce (ben oltre il 30%), le risposte mostrano una prevalenza di consumi mediamente elevati. Il 45,8% delle imprese ha infatti indicato un consumo di almeno 6 prodotti al mese (figura 1), con una percentuale significativa, il 32,2%, che dichiara un consumo di questi materiali superiore alle 8 unità al mese. È naturale che nelle aziende di grandi dimensioni toner e cartucce vengano sostituite con maggior frequenza rispetto alle realtà più piccole, ma è il dato sulle medie imprese che fa riflettere: la percentuale delle aziende medie che dichiara un consumo superiore alle 8 unità al mese è del 41,7%, contro il 35,1% delle aziende grandi. E se guardiamo i dati sul consumo di carta, le aziende medie che usano oltre 20.000 fogli al mese sono il 25%, contro il 40,5% di quelle grandi. A nostro avviso, il disallineamento potrebbe celare una mancanza di monitoraggio e controllo puntuale sull’utilizzo delle stampanti e, di conseguenza, sui processi documentali e di stampa.
Figura 1 – Consumo medio di consumabili al mese per classe dimensionaleGestione centralizzata ma senza conoscere quanto si spende
La mancanza di controllo trova conferma nell’analisi dei dati di spesa. Nonostante emerga una preferenza verso una gestione centralizzata delle stampanti (67,2%), le aziende non sanno quanto spendono. Il 47,5% delle realtà interpellate, infatti, non sa quantificare la spesa mensile in materiali consumabili e non si tratta di un dato circoscritto alle sole imprese di classe superiore; in questi casi la percentuale sale addirittura al 54,1%, ma nelle aziende medie e piccole i dati non sono poi così incoraggianti perché a non conoscere l’entità della spesa è oltre il 40% di aziende medie e il 30% di piccole imprese.
Laddove c’è una visibilità maggiore, la spesa media risulta piuttosto elevata, oltre i 2000 euro mensili. Volendo leggere in positivo i dati emersi, possiamo constatare ampi margini di miglioramento, soprattutto se guardiamo ai risultati in relazione alle problematiche e alle criticità evidenziate nella gestione dei processi documentali e di stampa. Al di là dei problemi tecnici, che una gestione centralizzata del parco installato solitamente riesce a ben governare, le difficoltà maggiori che si riscontrano dall’indagine sono da imputare al ‘fattore umano’ , a elementi di natura organizzativa e comportamentale; in particolare, emergono assenza di regole che disciplinino la quantità di stampe, elemento citato dal 49,2% del panel, e scarsa capacità dei dipendenti di utilizzare i dispositivi di stampa, nel 33,9% dei casi (figura 2). In mancanza di policy e norme, l’aumento indiscriminato delle stampe è un’importante fonte di inefficienza. Sull’attitudine delle persone, poi, emergono ulteriori riflessioni di tipo economico: l’inadeguata capacità di utilizzare gli strumenti comporta possibili guasti tecnologici dovuti all’incuria e, quindi, un incremento dei costi di manutenzione.
Parco installato: ottimizzazioni e saving possibili
Analizzando il parco stampanti in uso presso le aziende del panel notiamo una base installata di dimensioni medie (51-200 dispositivi di printing nel 33,9% dei casi) anche se si riscontra una lieve prevalenza di realtà con un numero di stampanti piuttosto contenuto, inferiore a 50 (da 1 a 10 stampanti per il 13,6% – da 11 a 50 per il 20,3%); da segnalare che il 37,8% delle grandi aziende dichiara oltre 500 dispositivi. Ed è probabile che proprio in questo 37,8% si possano trovare realtà dove vi siano ampi margini di ottimizzazione.
I parchi stampanti delle aziende del panel rappresentano nella maggioranza dei casi (81,3%) contesti multivendor, caratterizzati dalla presenza contemporanea di almeno due marchi commerciali. Ma è proprio la contemporaneità di diversi brand a determinare inefficienze legate alla necessità di gestire e sottoscrivere molteplici contratti di manutenzione (32,2% delle citazioni – sempre figura 2).
Per quanto riguarda le principali tipologie di stampanti, le risposte mostrano una prevalenza assoluta della tecnologia laser sia nei dispositivi multifunzione (74,6%) sia, in misura inferiore, nelle stampanti monofunzione (57,6%). Nonostante ciò, la figura 2 mostra tra le problematiche anche l’obsolescenza dei dispositivi: una criticità citata con frequenza superiore alla media dalle aziende più grandi (il 21,6% contro il 18,6% della media) che sono generalmente dotate di parchi stampanti la cui composizione è stratificata nel tempo. Ma è sul ridotto monitoraggio e l’incapacità di avere un’efficace reportistica delle stampe che vogliamo soffermarci: queste sono ritenute aree critiche per il 28,8% delle aziende, in generale, con un picco del 41,7% delle aziende medie e del 30% per le aziende più piccole. Le multinazionali e le aziende di dimensioni più importanti, solitamente, dispongono di tool, sistemi e policy indirizzate proprio a questo tipo di problematiche; eppure, il 24,3% di queste aziende identifica anche in queste criticità le possibili aree di inefficienza. Segno che anche nelle imprese più strutturate, con processi definiti e governati a livello centrale, ci sono aree di miglioramento nell’ottica dell’ottimizzazione e dei saving. Riflessioni confermate anche dai dati inerenti l’incidenza percentuale dei consumabili e della manutenzione sul costo complessivo del printing: il 46,6% delle aziende non è in grado di scorporare i costi dei consumabili dalle spese complessive dedicate alla stampa e, quindi, di determinarne l’incidenza; percentuale più o meno simile anche sui costi di manutenzione (il 43,1% delle aziende non riesce a ricavarne l’incidenza percentuale sui costi complessivi ). Gli spazi di miglioramento di efficienza e di cost saving dunque ci sono.
