Razionalizzare e gestire al meglio le relazioni con i fornitori. Questo era l’obiettivo principale della business unit Furnishing & Accessories di Natuzzi, uno dei principali fornitori di divani in pelle del mondo. Basandosi su un modello di business molto incentrato sulle scorte, la divisione che si occupa di complementi di arredo si è ritrovata a voler ottimizzare le attività di approvvigionamento. Poiché i vari processi sono gestiti da applicativi diversi – in particolare Dpm (Distribution planning model) di Toolsgroup per la verifica dell’output del replenishment planning e programmi custom su As/400 per l’approvazione e modifica degli ordini a fornitore – Furnishing & Accessories aveva bisogno di un orchestratore di tutti i processi, anche onde evitare i rischi di errori connessi ad attività ancora fino allora svolte manualmente, come l’invio di fax per gli ordini e la gestione delle penali previste contrattualmente con i fornitori per gli eventuali ritardi delle consegne.
La soluzione, dopo una software selection, è arrivata con l’adozione della piattaforma di business process management (Bpm) Openwork, dell’omonimo produttore, pugliese come la società di Pasquale Natuzzi. Il progetto di Bpm ha avuto l’onore di essere premiato con il Gold Award all’ultima edizione del Global Excellence Award in Bpm & Workflow, svoltosi all’interno del Bpm TechShow tenutosi a Nashville negli Stati Uniti. Il concorso, organizzato da Bpmfocus e Future Strategies, con il contributo di Workflow Management Coalition e Object Management Group, ha come obiettivo premiare i migliori progetti al mondo che riescono a portare benefici concreti ad aziende, partner e clienti grazie all’utilizzo di tecnologie innovative per la gestione dei processi.
Ma com’era la situazione prima dell’implementazione di Openwork in Natuzzi Furnishing & Accessories, una business unit che commercializza prodotti propedeutici all’acquisto dei divani e che nel 2006 ha fatturato oltre 16 milioni di euro (nello stesso anno l’intero gruppo ha
registrato un giro d’affari di 735 milioni di euro)? “Innanzitutto – risponde Amedeo Piccinno (nella foto), operation manager della business unit – va precisato che la nostra unità opera con un modello basato su scorte e non sul just in time. Nell’azienda lavorano circa 120 persone con professionalità molto diverse date le molte verticalizzazioni previste. Basti pensare che operiamo con circa 1.200 prodotti diversi che, a distinta, si trasformano in oltre 3.000 codici differenti. Lavoriamo con circa 100 fornitori sparsi per il mondo, come produttori di tappeti in India o di ceramiche in Vietnam e in Portogallo, solo per fare degli esempi”.
Prima dell’implementazione dell’orchestratore Openwork, i processi principali si basavano esclusivamente sul Dpm (Distribution planning model) di Toolsgroup per la pianificazione degli approvvigionamenti e su applicazioni As/400 per l’inserimento degli ordini, la stampa e l’invio tramite fax dopo l’approvazione da parte dell’operation manager. “La gestione documentale – spiega Piccinno – era quindi particolarmente onerosa. Poteva succedere anche di perdere un documento tenuto in sospeso in attesa di essere modificato. Tenuto conto che la nostra programmazione è settimanale, questo si traduceva nella rottura di uno stock perché non ci si era accorti che un ordine non era stato inviato a un fornitore. Di qui la decisione di dotarci di una soluzione di Business process management per la gestione degli ordini ai fornitori”.
Com’è avvenuta la scelta di Openwork? “Prima di procedere alla software selection – risponde il manager – abbiamo costituito un gruppo di lavoro con un mix di competenze gestionali e informatiche. Il compito delle risorse gestionali era quello di analizzare i processi e le risorse coinvolte, mentre quello delle professionalità It era di individuare i prodotti che fornivano le informazioni e dovevano interagire. A seguito di questo confronto è stato identificato il tipo di software del quale avevamo bisogno e ci siamo rivolti a diversi produttori di suite di Bpm”.
Intuitività, flessibilità e produttività
A colpire innanzitutto gli uomini di Natuzzi è stato prima di tutto “l’immediatezza nella definizione del processo, la semplicità nelle fasi di evoluzione e mutamento nella struttura inizialmente definita e il monitoraggio dei Kpi (key performance indicator) individuato”, spiega Piccinno. “Altri strumenti hanno bisogno che gli organigrammi e i processi siano prima disegnati attraverso l’applicazione Visio di Microsoft, poi con quei tool sono implementate le funzionalità di workflow senza che, però, agli utenti sia dato modo di vedere e accedere agli script sottostanti. Openwork ha un’applicazione simile a Visio già integrata. Da un lato, quindi, il disegno del processo riprodotto è definito graficamente con la suite stessa, e questo ne semplifica l’elaborazione e l’implementazione senza necessità di elevato know-how dal punto di vista tecnico, dall’altra, proprio questa semplicità di definizione del processo rende facile anche la sua modifica e l’ottimizzazione in corso d’opera. In pratica, ora se è necessario eseguire un cambiamento, è sufficiente che lo disegniamo attraverso questo meccanismo simile a quello di Visio, e l’owner del processo è in grado di validarlo senza dover aspettare di arrivare alla fine della modifica su tutto il software. Anche qualche suite di altri competitor – ammette Piccinno – offriva questi benefici, però questi fornitori si trovavano lontani dalla nostra sede. La vicinanza territoriale, invece, – ci facilita di fronte a necessità di manutenzione, come la realizzazione di script particolarmente complessi o la soluzione di eventuali bachi, e ci permette di incontrarci più facilmente di persona, invece di sentirci al telefono, per discutere di progetti di evoluzione e dei relativi budget di spesa”.
All’azienda utente sono soddisfatti del ritorno sugli investimenti ottenuto. “Non rivelo quanto c’è costato il progetto, ma se dividiamo il fatturato ottenuto a parità di scorte per l’investimento, posso dire che il Roi è stato raggiunto nel giro di cinque mesi”.
È anche diminuito drasticamente il numero di volte in cui l’azienda è andata in rottura di stock perché è mancato un semilavorato, poiché il fornitore era in ritardo o qualcuno si era dimenticato di inviare un fax”.
Gestione delle informazioni di tipo “push”
In realtà i progetti di Bpm in corso alla business unit Natuzzi Furnishing & Accessories sono due: uno riguarda la gestione delle non conformità, in altre parole l’ottemperanza alle procedure previste dal manuale per la certificazione Iso 9001, e l’altro – quello di cui stiamo parlando – la gestione dei rapporti con i fornitori. “Il primo – spiega Piccinno – non prevede l’interazione con altre piattaforme It, mentre il secondo sì”. In questo caso Openwork s’interfaccia con il Dpm di Toolsgroup, le applicazioni custom che girano in ambiente As/400, ma anche con i software Zetafax e Microsoft Outlook per l’invio in automatico di fax ed email. “La soluzione di Bpm – continua l’operation manager – previene il verificarsi di problemi dovuti a errori o dimenticanze. Ogni mattina, quando si riprende il lavoro, il sistema evidenzia eventuali operazioni rimaste in sospeso per qualche motivo. La sera ognuno torna a casa senza il dubbio di essersi dimenticato di inviare un ordine. “La soluzione invia alert sia ai nostri operatori sia, in automatico a scadenze predefinite, ai nostri fornitori”. In pratica la gestione delle informazioni è di tipo “push”. “Ora, sempre di più i nostri fornitori stanno comprendendo che questo strumento è utile anche per loro, perché li aiuta a programmare meglio il proprio lavoro”.
Un altro beneficio della soluzione Openwork è la capacità di supportare l’equalizzazione dei carichi di lavoro tra i dipendenti della società di Santeramo al Colle. “Prima – chiarisce Piccinno – i nostri ragazzi potevano ritrovarsi con carichi di lavoro molto diversi. Ora le code di attività sono gestite dal sistema. Se si verificano sovraccarichi per qualcuno, parte del lavoro è automaticamente ripartito su qualcun altro”.
Il rapporto tra la business unit di Natuzzi e i suoi fornitori prevede l’attribuzione di penali in caso di ritardi nelle consegne. È una condizione che deve essere necessariamente sottoscritta. In teoria, con Openwork si potrebbe segnalare in automatico all’amministrazione a quali fornitori emettere note di addebito. “Per questo processo – spiega però Piccinno – abbiamo preferito mantenere per ora la metodologia tradizionale. Mentre i remind ai fornitori, a pochi giorni dalla scadenza delle consegne, sono inviati in automatico in modo “push” dal Bpm, l’applicazione delle penali è gestita ad hoc perché è utile la sensibilità del responsabile dell’approvvigionamento. Ad ogni modo, abbiamo un sistema Dss (Decision support system), connesso a Openwork, che evidenzia i dati del fornitore rispetto al quale il Bpm invia la proposta di penale.
Quali altri progetti It importanti sono in cantiere nel gruppo Natuzzi? “La corporate sta implementando Sap, di cui noi saremo utenti”. Le soluzioni Dpm e Bpm usate da Natuzzi Furnishing & Accessories sono invece in capo alla business unit, anche se si appoggiano sui sistemi It della capogruppo, che fornisce invece applicazioni come quelle per la fatturazione, il marketing, il customer care, la gestione delle infrastrutture e altro ancora. “L’implementazione di Sap ci sta prendendo molto tempo ed energie, giacché consente meno personalizzazioni degli applicativi che utilizzano l’As/400. Inoltre, solo in alcuni ambiti per le nostre necessità si può usare il workflow nativo di Sap. Non esiste un orchestratore interfunzionale in grado di supportare le necessità di aziende che utilizzano moltissime anagrafiche per gli approvvigionamenti e la produzione. In questo caso, una piattaforma di Bpm come quella che abbiamo adottato colma le lacune di questo Erp”. La grande suite internazionale, insomma, non scaccerà la soluzione best of breed sviluppata da un’azienda italiana. Una piattaforma che, a conti fatti, ha già permesso a Natuzzi Furnishing e Accessories di dimezzare i ritardi medi di consegna degli ordini a fornitori da 28 a 13 giorni, apportando un incremento di efficienza quantificabile in 2 milioni di euro di maggior fatturato e un conseguente aumento del grado di competitività.
