Ripensare il parco stampanti aziendale per renderlo più funzionale ed efficiente è un progetto che molto spesso viene considerato ‘secondario’ nelle aziende, in generale, ma anche nei reparti It. A confermarlo è Massimiliano Segreto, Ict manager Elbi International-Bitron Group, secondo il quale “La stampa rappresenta, dalla mia personale esperienza, un costo passivo che l’azienda subisce senza avere, in genere, un quadro reale di quanto effettivamente si stia spendendo o di come sia ripartita la spesa tra reparti e divisioni aziendali”. “Eppure, stampare costa e un progetto di razionalizzazione e consolidamento porta benefici tangibili fin da subito, quantificabili in termini monetari ma anche con risvolti innegabili sul fronte qualitativo”, aggiunge Segreto spiegando come, proprio da un’analisi dei costi, sia partito il progetto di rinnovo del parco stampanti che il manager ha deciso di avviare all’interno di Elbi International, società torinese che fa parte del gruppo Bitron, multinazionale a capitale privato che opera nella ricerca, sviluppo e produzione di dispositivi e sistemi meccatronici indirizzati al settore automobilistico, degli elettrodomestici, Hvac (Heating, Ventilation and Air Conditioning, ovvero riscaldamento, ventilazione e condizionamento dell’aria) e delle energie rinnovabili.
“Con oltre 5mila dipendenti, Bitron è presente in Italia con 7 stabilimenti, tra cui quello torinese di Elbi International dove, su una superficie di 80mila metri quadrati, viene svolta attività di ricerca e sviluppo e di produzione nell’ambito dello stampaggio di plastica e gomma, della tranciatura dei metalli, della realizzazione di sistemi di assemblaggio automatico controllato da computer”, spiega Segreto. Per svolgere la propria attività, l’azienda necessita di un elevato numero di sistemi di scansione e stampa distribuiti nei diversi reparti.
Dall’anarchia alla razionalizzazione
Massimiliano Segreto, Ict manager Elbi International-Bitron Group,
“Questo non significa però che tali sistemi debbano proliferare in modo anarchico senza alcun controllo né sulla loro diffusione né sulla loro gestione”, puntualizza Segreto. “L’analisi dei costi interna ci ha consentito di mettere in evidenza alcune inefficienze legate a una mancanza di controllo dell’attività di stampa”.
Entrando più nel dettaglio, il manager spiega come, per esempio, a causa di “un’inadeguata gestione dei materiali di consumo, la società aveva impegnato una buona parte del magazzino interno per lo stoccaggio di innumerevoli ‘consumabili’, che spesso diventavano pure obsoleti e non più adatti alle stampanti perché, nel frattempo, i device in uso erano frutto di sostituzioni di prodotti precedenti per i quali, appunto, si erano approvvigionate scorte di ricambi, toner, cartucce di inchiostro, ecc.”.
Non solo, “la situazione iniziale era caratterizzata da una sorta di ‘anarchia’ dove ogni utente o team acquistava per conto proprio i dispositivi e i materiali di consumo che più gli piacevano o sembravano utili – racconta Segreto – con un inevitabile crescere del numero di device, un aumento dei costi incontrollato e, non da ultimo, anche uno scarso controllo sui documenti stampati con conseguenze rischiose sul piano della sicurezza”.
“Pertanto, abbiamo deciso di rinnovare il parco stampanti in un’ottica di ottimizzazione, puntando alla creazione di una ‘printing room’ unica e abbandonando l’idea di dotare ogni postazione o quasi di una stampante dedicata”, spiega Segreto. “L’esigenza primaria era quindi rinnovare il parco tecnologico guardando a un incremento di efficienza e riduzione dei costi”.
Analisi dei costi e riorganizzazione del lavoro i primi step
Per riuscire a rinnovare il parco tecnologico e avviare quindi il processo di razionalizzazione dell’enterprise printing, Elbi International ha effettuato un’analisi delle soluzioni disponibili sul mercato che ha portato la società ad affidarsi ai prodotti targati Samsung. “Abbiamo effettuato un’analisi delle soluzioni disponibili sul mercato che ci ha evidenziato Samsung come la scelta migliore sia tecnicamente sia in termini di produttività”, precisa Segreto. “Samsung, in particolare, ci ha fornito, gratuitamente, un software che ha permesso di fare un’analisi specifica dei costi di stampa. In sostanza siamo stati in grado di effettuare un assessment che ci ha consentito di verificare dove fossero le inefficienze”.
Da questa analisi si è anche potuta ‘certificare’ la presenza di team e gruppi di lavoro accomunati dalle stesse esigenze in termini di stampa: “All’interno dello stabilimento di produzione di Elbi International operano circa 200 impiegati e 560 operai dislocati in diversi edifici adiacenti e la prima fase del progetto ha portato all’identificazione di gruppi di lavoro accomunati da esigenze di stampa analoghe in base alle quali organizzare la suddivisione dell’attività e definire i criteri e i permessi di utilizzo dei dispositivi”, spiega l’Ict manager.
Noleggio tecnologico con focus sulla gestione
Il progetto di ottimizzazione dell’ambiente di stampa, realizzato da Gruppo Venco, system integrator partner di Samsung, “ha avuto successo – dice Segreto – soprattutto per la componente software di gestione che Samsung, a differenza di tutti gli altri vendor che abbiamo interpellato, offre gratuitamente”.
SyncThru Admin 5, questo il nome della soluzione per la gestione delle stampanti, offre funzioni di monitoraggio, controllo e notifica abilitando una gestione proattiva della rete di stampa. La soluzione consente di monitorare e gestire stampanti eterogenee e multi-vendor attraverso differenti ambienti di rete, consentendo di predisporre da subito un sistema di gestione dell’intero parco macchine e di pianificare nel tempo la sostituzione dei dispositivi di stampa che mano a mano diventano obsoleti.
“Il software di gestione – osserva Segreto – ci ha offerto inoltre la possibilità di interfacciarci con tutte le stampanti presenti, incluse quelle di altri brand. Questo ci ha permesso di comprendere meglio la nostra attività di stampa in termini di volumi e modalità; un’evidenza che ci ha poi indirizzato a scegliere una forma di noleggio dei dispositivi, anziché di acquisto, risultata più adatta alle nostre esigenze. Il modello a noleggio ci permette anche di avere a disposizione ogni tre anni un rinnovamento tecnologico, di evitare le noiose operazioni di manutenzione e di poterci interfacciare con un unico interlocutore per ogni esigenza correlata alla stampa”, sottolinea Segreto.
Stampa sicura = stampa meno costosa
Un altro plus raggiunto grazie al software di gestione, citato da Segreto, riguarda gli aspetti di sicurezza e protezione. “Grazie all’implementazione di un sistema di abilitazione alla stampa associato al badge personale dei dipendenti operanti presso Elbi International, la produzione fisica di ogni stampa avviene solo in presenza dell’utente”, illustra il manager. “Questo meccanismo non solo evita la permanenza non presidiata di documenti sensibili o di rilevanza critica per il business, ma permette anche di conseguire un notevole risparmio evitando la proliferazione di stampe inutili, lanciate dal pc, ma troppo spesso non ritirate dall’utente”. E su quest’ultimo punto Segreto cita alcuni numeri interessanti: “Le prime stampanti abilitate a questa modalità di sicurezza sono quelle utilizzate dall’ufficio personale e dalla direzione tecnica. Questo sistema fa in modo che la stampa richiesta resti nel server di stampa per un ora: se entro questo tempo non viene abilitata la stampa con il badge personale, il lavoro viene cancellato dalla coda del server. Tale controllo automatizzato ci ha consentito di raggiungere fin da subito un risparmio sul volume di stampa del 4%; un numero tutt’altro che riduttivo se pensiamo che, oggi, con un sistema razionalizzato e ottimizzato, stampiamo circa 100mila pagine al mese”.
Il software consente inoltre di gestire l’autorizzazione all’uso del colore, alla stampa in formato A3 e permette di predisporre un sistema automatizzato per la gestione dei materiali consumabili. Come accennato dallo stesso Segreto, in passato si verificavano acquisti di consumabili (che richiedevano attività di gestione e collocazione a magazzino) non più utilizzabili perché indirizzati a stampanti che erano state eliminate.
“Con il nuovo sistema di controllo e gestione questi inconvenienti sono stati completamente eliminati: i sistemi segnalano automaticamente a Venco Computer quando il livello del toner scende al 10% della capacità, provvedendo contestualmente all’invio automatico di una richiesta di approvvigionamento. Il giorno seguente viene inviato un nuovo toner con il riferimento specifico alla stampante a cui è destinato”, conclude Segreto.
