L’outsourcing è uno dei modi migliori per permettere a un nuovo progetto di decollare rapidamente. Quando si devolve all’esterno un progetto o un servizio, è spesso possibile procedere più velocemente, senza dover valutare se si hanno le capacità per eseguirla in-house.
Ma come procedere nel caso si decida di reintegrare nel proprio ambiente IT un sistema dato in outsourcing? In questo articolo analizziamo le modalità per fare in modo che questo reinserimento abbia un impatto positivo sull’ambiente IT esistente.
Prendiamo come esempio la seguente situazione: il vostro business consiste nell’offrire un insieme di corsi professionali online. Dopo una serie di lamentele da parte degli studenti sul vostro portale web, che è gestito all’esterno, decidete di reintegrare tale portale nella vostra organizzazione IT per migliorare la disponibilità e le prestazioni di questo fondamentale servizio. Che cosa dovete fare?
Ci sono diversi fattori da considerare per ridurre al minimo l’effetto che la reintegrazione potrebbe avere sulla vostra organizzazione nel breve e lungo termine.
1. Capacità: Un buon punto di partenza è quello di valutare se l’organizzazione è in grado di ospitare un nuovo servizio o applicazione. In questo senso, considerate i seguenti punti:
- Avete abbastanza spazio nel vostro datacenter per i nuovi server?
- I server sono fisici o virtuali?
- La vostra strategia di backup può gestire ulteriori dati?
- La vostra rete è abbastanza sicura per un’applicazione Web?
- Avete abbastanza risorse per gestire, supportare e monitorare un nuovo servizio?
2. Documentazione: Per facilitare la vostra capacità di analisi, assicuratevi che il provider fornisca informazioni e documentazione significative circa il servizio/progetto che gestiva. Siccome la documentazione non è un punto forte in molti ambienti IT, se possibile, per il nuovo servizio investite in una completa documentazione di supporto e in un adeguato materiale per la formazione.
- Per prevenire inutili perdite di tempo e per migliorare il vostro approccio proattivo verso possibili futuri incidenti, dovreste chiedere che il provider di outsourcing produca tutta la documentazione possibile relativa alla gestione dei problemi e sulle soluzioni adottate a fronte di tutti gli inconvenienti che si sono verificati durante il servizio di hosting.
- Sarà inoltre necessario garantire che la nuova documentazione sia tenuta aggiornata durante tutta la realizzazione del progetto/ciclo di vita del servizio.
3. Competenze: Il vostro personale IT ha conoscenze sufficienti per sostenere, gestire e monitorare questo nuovo progetto o servizio? In caso contrario, è necessario mettere a budget un piano di formazione a supporto del progetto, possibilmente con programmi di certificazioni pertinenti per motiviare il personale.
4. Transizione: Una volta completata l’analisi di preimplementazione, delineate una strategia di transizione. In questo senso è molto importante mantenere un buon rapporto con il vostro fornitore considerando quanto segue:
- Delineate una strategia di rollback. Nella peggiore delle ipotesi potrebbe significare che siete disposti a lasciare tutto com’è con il provider fino a quando non trovate una soluzione ai problemi più spinosi.
- Assicuratevi che il vostro contratto con il provider preveda una strategia di rollback.
- Pianificate un periodo di transizione con il provider, che vi permetta di comunicare facilmente con il provider stesso nel caso si verifichino problemi post-implementazione.
- Come cliente, probabilmente avete già definito con il vostro fornitore un service level agreement. Dal momento che ora sarete voi il fornitore del servizio, sarà importante per voi e per il servizio stesso rivedere questo accordo e portarlo in-house. Potreste voler fare in modo di offrire alla vostra azienda lo stesso livello di servizio di prima (o addirittura uno migliore). Di nuovo, questo non può che avere un impatto positivo sulla percezione che l’azienda ha della vostra organizzazione IT.
Proporre di riportare all’interno della vostra organizzazione un servizio o un progetto dato in outsourcing non è un’operazione senza rischi e richiede una buona analisi e un’adeguata pianificazione. Valutando la capacità della vostra organizzazione IT, documentando le nuove risorse e preparando un buon piano di transizione, questo cambiamento si integrerà nella vostra attività.
Assicuratevi di avere una buona esperienza in-house e ridefinite il service level agreement in modo che si mantenga (o addirittura si accentui) la positiva percezione che l’organizzazione ha del vostro dipartimento IT. Alla fine, potreste scoprire che questa reintegrazione ha solo aspetti positivi ma, come sempre, la strada che vi porterà a questa conclusione sarà impegnativa e non esente da imprevisti.
