Quando si tratta di scegliere un software, le aziende spesso lavorano in questo modo:
- Viene creata una dettagliata lista di due diligence.
- Si mette a punto un team cross-funzionale, che si occupa di selezionare diverse società, vagliare le scelte ed effettuare un’approfondita analisi costi/benefici.
- Si motiva la propia scelta al top management e si giunge alla decisione finale.
- Una volta presa tale decisione, si iniziano estenuanti trattative per ottenere il migliore accordo possibile sulle licenze relative al software scelto.
Per evitare di incorrere in eventuali errori di calcolo e dimensionamento, si seguono spesso i consigli del vendor includendo nel contratto tutte le licenze possibili per eventuali usi futuri e tutti quei prodotti che (forse) avrebbero trovato una ragione d’uso. Senza contare la fretta dei vendor che spingono gli utenti a comprare il software entro un determinato mese perché “dal trimestre prossimo questi sconti non ci saranno più”.
Questo approccio però sta diventando sempre meno efficace. In primo luogo, le cose cambiano così velocemente che non si utilizza neanche uno dei prodotti “aggiuntivi” e non si usano nemmeno tutte le licenze in possesso. Secondariamente, si scopre a posterori che non c’era alcun bisogno di includere così tante clausole nell’accordo relative ai moduli che non erano preventivati nel periodo. In terzo luogo, spesso non c’è bisogno di sfruttare i prezzi del trimestre in corso per ottenere gli sconti desiderati. Tanto, vengono confermati il trimestre successivo.
In breve, si stava sprecando una quantità incredibile di denaro per ottenere prezzi migliori per licenze che non si avrebbe mai utilizzato. Ecco quindi alcuni consigli che si ricavano da queste esperienze.
- Acquistate solo ciò che sapete essere veramente necessario. Secondo alcune ricerche circa il 40% delle licenze che acquistiamo diventa shelfware e non vengono mai utilizzate. Ci vorrebbero sconti incredibili per superare lo svantaggio che deriva dall’acquisto di un 40% di licenze di cui non si ha bisogno.
- Durante la negoziazione del contratto, prevedete il pagamento della manutenzione e del supporto solo per le licenze che vengono realmente usate. Inoltre, per tenere le cose ancora più saldamente in mano, la manutenzione annuale deve avere inizio quando viene effettuato il deployment delle licenze e (non quando si firma il contratto). Così, nel caso ci volessero sei mesi per implementare il software, il pagamento di manutenzione annuale dovrebbe essere pagato dodici mesi dopo che si è andati a regime.
- Per affrontare l’incertezza circa il numero di licenze di cui potreste avere bisogno, negoziate una clausola tutelativa di sconto (idealmente non dovrebbe mai scadere, ma la migliore che io abbia mai ricevuto è stata per 18 mesi). Questa clausola vi dovrebbe permettere di acquistare licenze aggiuntive con gli stessi sconti negoziati per le licenze acquistate alla firma del contratto.
- Prendete decisioni razionali sulla manutenzione e sul supporto. Questi contratti solitamente impongono di riacquistare il software ogni 4-5 anni (o, nel caso alcuni vendor molto grandi, ogni tre anni). In alcuni casi, si tratta di un’assicurazione di cui non si ha in realtà bisogno. Per alcune delle nostre applicazioni, abbiamo deciso che non era necessario il supporto (le richieste sono stabili e abbiamo competenze interne). Per questo, abbiamo scelto di recidere i contratti di supporto. In altri casi, visto che che l’applicazione era vicino alla fine del suo ciclo di vita, la decisione presa è stata di non confermare il contratto di manutenzione.
