Le tecnologie digitali non hanno decretato la fine della stampa, anzi è vero il contrario. Grazie a soluzioni di stampa sempre più performanti e applicazioni sempre più intutitive la cultura dell’informazione si è notevolmente evoluta, portando una maggiore qualità alla comunicazione.
Da semplice periferica collegata alla rete aziendale, infatti, oggi la stampante è diventata un importante punto di contatto (touch point) in cui produttività aziendale e produttività individuale convergono. Dallo smart working allo smart printing, infatti, il passo è breve.
Secondo una recente ricerca condotta da Quocirca, intitolata Print Sustainability Study 2016, il 48% delle aziende europee segnala di aver aumentato i volumi di documenti editati a colori (500 le aziende intervistate, inglesi, francesi, tedesche e italiane). Il documento stampato, infatti, ancora oggi rimane nella maggioranza dei casi l’output di moltissimi processi di business. Che si tratti di presentazioni, atti, progetti, bilanci, analisi o anche solo volantini, stampare un documento corredato di foto o immagini è diventata una prassi comune in qualsiasi realtà pubblica o privata.
Quali sono oggi le migliori tecnologie di stampa per un’azienda? In che modo valutare le prestazioni e identificare il modello più adatto alle proprie necessità? Quante organizzazioni sono consapevoli che ridurre l’impatto ambientale dei processi di stampa significa ridurre i costi? Gli esperti aiutano a capire.
Smart printing: cosa chiedono gli utenti e come garantire i servizi
Per i responsabili della gestione non è facile risolvere nel migliore dei modi il processo di stampa. Uno dei più grossi problemi è legato alla grande varietà di dispositivi e di sistemi operativi che devono accedere ai contenuti aziendali. Dipendenti e collaboratori richiedono maggiore elasticità e flessibilità nell’accesso ai sistemi e ai dati: sempre più spesso si trovano a utilizzare indifferentemente dispositivi fissi e dispositivi mobili e quando devono stampare, vorrebbero farlo in un’unica soluzione di continuità. Ci vuole prima di tutto una grossa capacità di razionalizzazione del parco installato per capire bene le esigenze e i costi in modo da definire le logiche di servizio ottimali. Un altro aspetto importante da tenere a conto è la facilità di utilizzo: le stampanti sono sistemi che si interfacciano con tutti gli end user e la semplicità è la chiave della buona governance.
Il che significa semplicità dei comandi, ma anche semplicità di gestione rispetto a tutte le attività di manutenzione, dalla sostituzione delle cartucce o del toner al rifornire il cassetto della carta, dalla pulizia delle testine al sistema di disinceppamento. La stampa, infatti, è prima di tutto un servizio e come tale deve essere veloce ed efficiente.
Il circolo (virtuoso) della stampa
Per generare un circolo virtuoso dell’informazione e ottimizzare i processi di printing è importante considerare sia le modalità di gestione degli accessi e della sicurezza, sia l’operatività funzionale che comporta una vera e propria profilazione degli utenti. Questo perché non tutti gli uffici e non tutti gli utenti hanno bisogno di stampare e, quando stampano, non tutti gli uffici e non tutti gli utenti hanno necessità di farlo a colori. Inoltre, a seconda delle attività, nell’analisi va considerato come in azienda ci sono periodi in cui la frequenza di stampa è maggiore perché legata a determinate attività, mentre in altri è minore.
Anche in questo caso, quando si fa un computo dei costi bisogna cercare di considerare come la variabile temporale non sia un semplice delta ma sia lo specchio dell’efficienza. Ad un’analisi approfondita, ad esempio, può risultare che i costi di stampa nell’anno non siano granché significativi ma, sul singolo mese, siano eccessivamente elevati, da qui la necessità di una revisione dei processi per identificare gli sprechi e fare saving rispetto ai budget.
Un altro criterio di analisi che aiuta la governance a ridurre gli sprechi e potenizare l’efficienza è la possibilità di gestire le code di stampa: quante sono state interrotte o mai portate a termine perché nel frattempo il documento è stato ulteriormente aggiornato e rieditato? Se l’utente si dimentica di annullare l’invio, la macchina poi entrerà inutilmente in produzione, consumando carta e inchiostri per niente. Questo spreco di risorse non solo è negativo per l’economia di un’azienda, ma lo è anche a livello ecologico.
Stampa ecosostenibile? Sì grazie!
Negli ultimi anni il tema dell’ecosostenibilità delle tecnologie è diventato un capitolo chiave della buona governance. Questo grazie a politiche ambientali che hanno sensibilizzato l’opinione pubblica rispetto al tema dell’inquinamento e della necessità di un uso più intelligente della carta ma anche e soprattutto all’attenzione dei produttori che hanno lavorato moltissimo sul tema del product lifecycle management, progettando stampanti ecologiche dall’imballo allo smaltimento finale delle singole componenti.
I processi di stampa sono uno dei capitoli chiave del Green Public Procurement (GPP), in italiano Acquisti verdi della Pubblica Amministrazione. Si tratta infatti di integrare nei processi di acquisto considerazioni di carattere ambientale volte a identificare e scegliere prodotti e servizi che hanno un minore effetto sulla salute umana e sull’ambiente rispetto ad altri prodotti e servizi utilizzati allo stesso scopo (U.S. EPA 1995). Nell’ultima ricerca condotta dalla società di ricerca Quocirca, volta a sondare quanto il tema della sostenibilità influenza le decisioni di acquisto delle aziende in Inghilterra, Germania, Francia, Spagna e Italia, gli analisti hanno evidenziato diversi aspetti interessanti. Delle grandi aziende, oltre sette imprese su 10 (73%) affermano come l’aspetto green sia fondamentale mentre tra le PMI il rapporto è di oltre 3 su 10 (33%).
Tecnologia laser o la inkjet? Una guida alle scelte aziendali
Rispetto alle misure e alle contromisure finalizzate a potenziare gli aspetti di un green printing virtuoso, gli analisti di Quocirca hanno esplorato in dettaglio le scelte e le tendenze delle aziende europee in generale, e italiane in particolare.
Dalle risposte è merso come il passaggio dalla tecnologia laser alla tecnologia inkjet è un aspetto chiave del risparmio: il 26% delle aziende ha già effettuato la migrazione, mentre il 30% lo ha pianificato nei prossimi 12 mesi e un altro 26% lo ha messo in cantiere tra i progetti nel medio termine (oltre un anno).
L’82% delle aziende ad aver scelto o a stare per scegliere un cambiamento tecnologico del parco stampanti a favore della tecnologia a getto di inchiostro. In Italia, la ripartizione in dettaglio vede il 10% delle aziende ad avere solo ed esclusivamente stampanti inkjet, il 22% ad avere soprattutto stampanti inkjet e il 19% un parco misto tra laser e inkjet. Il 42% delle aziende attualmente ha più laser che inkjet, mentre il 7% usa solo stampanti a tecnologia laser. La spiegazione ha il suo perché: per anni le tecnologie laser offrivano una serie di caratteristiche che oggi, grazie a una ricerca e a uno sviluppo avanzati, sono state ampiamente raggiunte anche dalle tecnologie a getto d’inchiostro.
In dettaglio, quali sono gli aspetti che influenzano maggiormente la scelta di una stampante, rispetto a un’altra? Al primo posto l’affidabilità (57%), seguita dal prezzo (51%) e dai bassi costi di esercizio (41%). L’attenzione ad aspetti più green vede, in quest’ordine prioritario, la certificazione ambientale (21%) e il consumo di energia (22%).
IDC stima che il settore delle inkjet sia destinato a crescere rapidamente nei prossimi anni, man mano che le aziende scopriranno i vantaggi della stampa inkjet rispetto alla tecnologia laser. Già oggi l’adozione di stampanti inkjet negli uffici sta aumentando del 13% all’anno, a fronte di una crescita annua di appena il 2% delle laser. Gli analisti affermano che entro il 2019 le inkjet rappresentanno il 34% del mercato totale della stampa per ufficio.
