La gestione degli asset It, ancora oggi, è spesso frutto di “reazioni” a sollecitazioni quali gli audit esterni (di vendor, fornitori, enti certificatori, normative, policy, ecc.), le richieste di contrazione dei budget da parte del business, la richiesta di assistenza dagli utenti aziendali, ecc. Eppure, l’It asset management dovrebbe essere una delle attività maggiormente proattive, quella da cui far dipendere un efficiente It service management.
Una delle aree dell’It asset management su cui intervenire con risultati e benefici evidenti che vanno dal risparmio economico alla riduzione dei rischi (It, finanziari, giuridici, operativi), è quella del software management che, se ben organizzato, può garantire all’It dati accurati, reportistica intuitiva e facile da capire, processi e azioni automatizzate.
Rischi, costi, efficienza: parole da non dimenticare
Secondo diversi analisti e vendor del settore, una gestione scadente delle configurazioni hardware e software ha un peso economico non indifferente (alcuni stimano fino all’80% del costo di un computer durante il suo ciclo di vita), soprattutto nelle realtà dove la gestione degli asset avviene manualmente (con una soglia di rischio di errore molto elevata).
Una cattiva gestione delle applicazioni espone le aziende a rischi di natura tecnica (mancanza di supporto tecnico da parte dei manutentori o dei vendor, interruzioni o cali nella qualità del servizio e nel funzionamento delle applicazioni, esposizione ad attacchi malware, ecc.), giuridica (sanzioni di natura civile e penale per la pirateria informatica) ed economica (Sarbanes Oxley, per esempio, è solo una delle norme contabili e giuridiche che impongono una tracciabilità reale delle spese e quindi una gestione efficiente degli asset).
Automatizzare quello che spesso è un processo manuale nella gestione degli asset, come l’inventario It, per esempio, l’uso delle licenze software, la distribuzione di sistemi operativi e programmi è determinante per ottenere un maggiore controllo degli asset ma anche, e soprattutto, per ottimizzare gli investimenti esistenti.
La gestione del software, tuttavia, può rivelarsi complicata per diversi motivi: eterogeneità del parco applicativo e, quindi, mancata visibilità dei contratti di licenza; modelli di licensing diversificati (criticità che si complica con i nuovi modelli “as a service” basati sulla fruizione via web); difficoltà di ricostruire lo storico tra soluzioni acquistate, sviluppate internamente, integrate, ecc.; dinamiche di business (fusioni, acquisizioni, riorganizzazioni, ecc.) che incidono sull’organizzazione, sui processi e sull’utilizzo delle applicazioni software.
Ecco perché, parlare di Software Asset Management (Sam) non significa semplicemente scegliere una console tecnologica ma adottare una politica di gestione che tenga conto di aspetti tecnici, tecnologici, procedurali, strategici e tattici. E i benefici in termini di efficienza si traducono con:
– aumento del livello e della qualità del servizio It, con conseguente aumento della soddisfazione della produttività dell’utente;
– velocità e facilità di governo degli asset (con una forte automazione di processo e minori costi/rischi);
– maggior agilità It, a beneficio della dinamicità e flessibilità del business.
Gli elementi “business” del Sam
Adottare una politica di software management richiede, prima di tutto, un assessment iniziale per poter fotografare ciò che è presente in azienda e identificare le eventuali aree di inefficienza, ma ciò che non andrebbe mai sottovalutato è che questa è una politica organizzativa e operativa continua nel tempo.
Il successo del Sam, infatti, dipende soprattutto dall’approccio metodologico. Si tratta di un tema solo apparentemente “confinato” all’area tecnologica; la vicinanza sempre più stretta tra asset management e It service management, infatti, richiede un approccio “business oriented” che non si esaurisca con azioni singole di intervento operativo e tecnico, ma che fondi le radici in una visione strategica di lungo termine la cui gestione ed evoluzione è strettamente correlata alle dinamiche e agli obiettivi aziendali.
Affinché però una gestione del software possa assumere questa connotazione strategica, diventa di fondamentale importanza l’approvazione degli executive aziendali, che ne devono riconoscere la valenza strategica (per poter approvare gli investimenti iniziali e le eventuali azioni di revisione organizzativa e di processo). E l’It può dimostrare questo valore ricorrendo, come abbiamo visto, ad argomenti come la riduzione dei costi, il controllo e la riduzione dei rischi (anche di natura giuridica e quindi di impatto considerevole sul business, anche a livello di immagine e visibilità esterna), la sicurezza, oltre a evidenziare come l’automazione consenta di liberare risorse da sfruttare in modo più proficuo per fare innovazione.
Sam: dieci buone ragioni
Ecco, secondo le indicazioni contenute in un White Paper di Numara, società specializzata in soluzioni di Service & Asset Management, distribuita in Italia da C.H. Ostfeld, dieci buoni motivi per introdurre una strategia di gestione del software.
1) Eliminare software inutilizzato e ridondante: attraverso il cosiddetto “software reconciliation”, uno degli step più importanti per un buon piano di software asset management, è possibile individuare le applicazioni inutilizzate ma che comunque incidono sui costi di mantenimento, oltre alle applicazioni che presentano funzionalità uguali o simili che possono quindi essere razionalizzate/eliminate.
2) Ridurre le responsabilità legali: un adeguato programma Sam limita le responsabilità legali nelle pratiche di licensing e aiuta a prevenire potenziali danni di immagine e reputazione.
3) Poter meglio negoziare con i vendor: avere una gestione efficiente del software aziendale può aiutare le aziende ad avere un miglior potere di negoziazione sui servizi di supporto e manutenzione. Conoscere bene il proprio parco applicativo, i livelli e la qualità del servizio e avere ben chiare le esigenze, facilita molto gli accordi e permette di avere maggiori benefit e migliori politiche di prezzo.
4) Omogeneizzare e automatizzare le operazioni, con conseguenti benefici organizzativi, di cost savings e di sicurezza.
5) Semplificare la condivisione delle funzionalità applicative: nelle operazioni di fusione o acquisizione, aggiornare le licenze, verificare l’omogeneità del parco applicativo, adattarlo alla nuova realtà aziendale è più veloce, facile e automatico (oltre che sicuro) se l’azienda già adotta strumenti di software asset management che semplificano la condivisione delle funzionalità applicative attraverso la conoscenza degli asset esistenti (non rallentando quindi le operazioni di business).
6) Avere una maggior sicurezza finanziaria avendo ben chiari i costi di licenza e sfruttando, per esempio, i benefici fiscali derivanti dalle politiche di ammortamento o svalutazione degli asset.
7) Godere di sconti sui volumi: avere una fotografia completa delle applicazioni e di ciò che serve in azienda facilita gli acquisiti, con la possibilità di negoziare sconti sui volumi per licenze per numero di utente, per esempio, o per numero di dispositivi, ecc.
8) Soddisfare ogni singolo utente con un programma centralizzato: l’It ne guadagna in gestione, l’utente in livello di servizio e produttività.
9) Avere una visione sul futuro: un programma centralizzato di Sam facilita anche la comprensione delle necessità future e diventa quindi anche uno strumento di intelligence per un It sempre più orientato a una funzione di “business services provider”.
10) Facilitare la Corporate Governance: identificare i rischi, controllarli e mitigarli sono elementi di base della Corporate Governance. Il Sam può essere d’aiuto per l’identificazione e il controllo dei rischi legati alle applicazioni.
Per approfondimenti scarica i white paper
• SAM Rescue Kit – Software Asset Management: An essential survival guide for software audits
• Rethinking the Way you Manage Your Desktops
• Top 10 Best Practices for effective PC Lifecycle Management
