La stampa da remoto e anche la stampa di documenti in ufficio sono sempre stati un grattacapo per dipendenti e professionisti IT. Poi è arrivata anche la pandemia Covid-19, con l’improvvisa transizione verso ambienti di lavoro esterni all’azienda, a far riconsiderare le tecnologie e le procedure di stampa. In questo articolo riassumiamo alcune considerazioni su come la stampa in VPN e cloud si adeguano, o dovrebbero adeguarsi alle diverse situazioni.
Per affrontare adeguatamente le sfide del printing, sia da remoto sia in ufficio, le aziende devono innanzitutto considerare due fattori importanti: flusso di lavoro di stampa e infrastruttura IT. Se, ad esempio, tutti gli utenti lavorano in remoto, non ha senso inviare un lavoro di stampa remoto a una stampante dell’ufficio quando non c’è nessuno per ricevere i documenti stampati o a caricare la carta nella stampante. Pertanto, un amministratore dovrebbe cercare una posizione alternativa per la stampante, forse un altro luogo di lavoro remoto. Se poi i dipendenti tornano in ufficio e i lavori di stampa remota devono essere inviati alle strutture aziendali, l’IT dovrà rivedere l’infrastruttura ed eventualmente prendere in considerazione delle alternative .
La stampa remota funziona al meglio quando si utilizza una VPN o un servizio di stampa basato su cloud e la scelta dipende da fattori quali costo, supporto, facilità d’uso, sicurezza e praticità generale.
VPN o non VPN?
La stampa remota tramite una connessione VPN potrebbe sembrare la scelta più ovvia quando un’azienda dispone già di una rete privata virtuale. Ma stampare su una VPN può essere problematico per diversi motivi:
- Reindirizzamento della stampante. Oltre a stampare in remoto, ci saranno situazioni in cui gli utenti stampano sulla propria stampante locale, anche se solo per motivi personali. Gli utenti dovranno sapere come indirizzare i lavori di stampa alla destinazione remota o in loco appropriata. Il software client VPN spesso rende difficile la gestione del reindirizzamento dei dispositivi.
- Driver della stampante mancanti. Gli utenti probabilmente non avranno i driver richiesti installati sui propri dispositivi personali. Questo problema è meno problematico del reindirizzamento del dispositivo poiché i driver devono essere installati solo una volta. C’è anche una buona probabilità che il server di stampa dell’azienda sia in grado di installare automaticamente i driver di dispositivo richiesti la prima volta che un utente stampa su una stampante remota. I server di stampa Windows, ad esempio, installeranno automaticamente i driver della stampante sui client Windows.
- Se un utente ha stabilito una connessione VPN, allora la connessione è presumibilmente sicura. Ma la stampa Windows richiede ancora l’apertura delle porte TCP 139 e 445, nonché della porta UDP 137. Capita che gli amministratori possono essere riluttanti ad aprire porte firewall aggiuntive.
Anche se la stampa remota tramite VPN viene eseguita quasi esclusivamente in un ambiente aziendale, è possibile utilizzare la connettività VPN in altre situazioni, ad esempio quando un utente invia un lavoro di stampa a una stampante a casa di un altro utente. Gli utenti che condividono la propria stampante dovrebbero creare una VPN personale, ma la mancanza di supporto tecnico e di esperienza degli utenti generalmente rende questa opzione poco pratica.
Guardando al cloud
Diverse opzioni basate su cloud possono facilitare il remote printing. Esse offrono semplicità per gli utenti e minori preoccupazioni di gestione per l’IT, ma bisogna fare attenzione perché introducono vulnerabilità in fatto di sicurezza.
Alcune opzioni cloud sono gratuite e altre sono servizi a pagamento basati su abbonamenti forfettari o sul numero di pagine stampate. Le commissioni possono essere un bel fardello per le aziende se vengono addebitate per pagina. Le organizzazioni devono anche valutare quanto controllo desiderano mantenere sulla propria infrastruttura di stampa, poiché i fornitori di servizi di stampa basati su cloud gestiscono la maggior parte della configurazione e della gestione della stampa.
Quando si stampa da una posizione remota a un’altra, i servizi di stampa basati su cloud di livello consumer sono spesso gratuiti e tendono a essere facili da configurare per gli utenti, anche senza assistenza. Tuttavia, le aziende devono valutare se questi servizi offrono la sicurezza necessaria durante la stampa di documenti sensibili.
I servizi di stampa cloud consentono agli utenti di stampare in modo sicuro su stampanti aziendali da qualsiasi luogo, utilizzando qualsiasi dispositivo. Questi servizi possono semplificare notevolmente la stampa remota per gli utenti e, in molti casi, eliminare la necessità per gli utenti di installare un driver della stampante sui propri dispositivi. Alcuni fornitori di servizi di stampa basati su cloud offrono anche analisi avanzate per aiutare le aziende ad accertare meglio le abitudini di stampa degli utenti, una cosa che potrebbe contribuire a ridurre i costi.
