La possibilità di condividere documenti online è un’imprescindibile leva per semplificare e accelerare i processi di imprese e professionisti. Più in generale, è un elemento organizzativo importante per garantire la business continuity nonostante distanze e restrizioni. Serve però un alto livello di sicurezza, per tutelare le informazioni riservate che certo materiale aziendale può contenere, non solo in un’ottica di compliance alle norme sulla data protection, in primis rappresentate dal GDPR, ma anche per preservare gli indirizzi strategici e le decisioni della propria realtà.
Oltre a questo aspetto, integrazione e flessibilità sono le caratteristiche da ricercare nel momento in cui si valuta l’adozione di una soluzione per la gestione documentale: in questo contesto, il cloud offre l’ambiente ideale per svolgere da remoto questa attività, fornendo strumenti che possono essere utilizzati da qualsiasi dispositivo, in qualunque momento e luogo ci si trovi. Un esempio è l’App AWDoc di AWTech, un pacchetto completo realizzato proprio con l’obiettivo di rendere più facile il lavoro quotidiano e l’adeguamento alle norme.
I vantaggi di una soluzione “chiavi in mano” per la gestione documentale
A fornire ulteriori elementi per valutare l’importanza di adottare una soluzione gestionale completa è il contesto attuale in cui, da ormai quasi due anni, ci troviamo. Ormai è chiaro a tutti, cittadini, aziende e istituzioni, che la pandemia di coronavirus ha rappresentato un acceleratore della trasformazione digitale di processi e operazioni.
Un pensiero diventato col tempo quasi banale e ridondante, ma da tenere a mente per aver chiaro l’indirizzo futuro da intraprendere: colti i benefici della digitalizzazione non si può tornare indietro e, in ambito documentale, ciò significa che il domani è paperless. La tecnologia, del resto, offre il necessario per svolgere da remoto attività che richiederebbero più tempo e più soldi per essere effettuate dal vivo. È il caso, per esempio, della sottoscrizione di atti e documenti: a seconda del valore legale da attribuire al documento sono disponibili diverse tipologie di firma elettronica per ogni evenienza.
Tuttavia, proprio la capacità di velocizzare e semplificare i processi, facendo anche risparmiare, non è un aspetto scontato in ogni soluzione digitale per la gestione documentale. Utile quindi adottare un’app che permetta di svolgere con un unico strumento e in un solo ambiente tutte le fasi documentali, per facilitare la quotidianità dei lavoratori e non aggiungere complessità introducendo numerose tecnologie per ogni diversa necessità. AWDoc è stata realizzata con questi obiettivi: rendere più semplici, sicure e rapide le operazioni da parte di chiunque la utilizzi, senza che sia necessaria una formazione particolare e offrendo funzioni native utili a ottimizzare l’organizzazione. I vantaggi sono riconducibili a:
- Comodità: tutto è a portata di clic, senza che ci sia bisogno di cercare in diversi ambienti documenti aziendali rilevanti perdendo tempo. Questo, inoltre, si concretizza nella possibilità di avere a disposizione ogni documento necessario da qualsiasi dispositivo si stia cercando, senza limiti legati al luogo o al tempo.
- Automatizzazione: con AWDoc è possibile gestire in automatico le diverse versioni dei documenti, avendo sempre il controllo di chi ha effettuato eventuali modifiche. Tutte le operazioni infatti sono tracciate. Inoltre, l’app offre la catalogazione automatica dei diversi documenti, grazie alla capacità di apprendimento del sistema.
- Sicurezza: non tutti hanno accesso a ogni documento. L’app consente infatti di stabilire differenti livelli di autorizzazione. Inoltre, il sistema integrato di cifratura e il backup automatico permettono di custodire i documenti tutelandoli da eventuali attacchi cyber.
Da considerare inoltre che questa App, una volta acquistata e dopo la registrazione delle proprie credenziali d’accesso, è subito operativa senza ulteriori sforzi da parte dell’utente.
AWDoc per semplificare l’operatività e garantire la business continuity
Uno strumento di questo genere è utile a qualsiasi realtà, trascendendo le dimensioni: dal libero professionista alla PMI fino alla grande azienda. AWDoc, infatti, è disponibile sul mercato in tre versioni: Team (per professionisti singoli o comunque piccoli gruppi), Business (ideale per le PMI), Enterprise (per le organizzazioni più grandi).
La soluzione è inoltre personalizzabile grazie a funzioni modulari specifiche relative a:
- Governance: permette di svolgere riunioni a distanza abilitando la condivisione sicura sincronizzata dei documenti di cui si sta discutendo. Una funzione utile nel caso, per esempio, di consigli d’amministrazione da remoto. Inoltre, consente di tracciare le attività documentali svolte, utile in caso di audit e verifiche, nonché per adeguarsi al GDPR.
- Firma digitale: anche da remoto sarà possibile sottoscrivere documenti con pieno valore legale. La funzione è integrata, quindi per usare la firma digitale non è necessario dotarsi di token o smart card. Questo modulo permette quindi di gestire rapidamente le procedure semplificando i flussi di lavoro, riducendo i costi relativi a stampe e trasferte.
- Dematerializzazione: è possibile acquisire in forma digitale archivi cartacei esistenti trasformandoli in archivi digitali, preservandoli da possibili danni e rendendoli facilmente reperibili in caso di necessità;
- Conservazione: nel rispetto delle disposizioni del CAD – Codice dell’amministrazione digitale, il processo di gestione documentale si conclude con la messa in conservazione a norma dei file.
- Gestione e conservazione PEC: il modulo permette di gestire in maniera centralizzata le caselle di posta aziendali, estrarre documenti in allegato e, come funzione integrata, anche conservare la PEC.
In questo modo si potrà personalizzare la soluzione secondo le proprie esigenze, sempre con il massimo rispetto delle normative in materia di data protection volte alla tutela delle informazioni personali e riservate che i documenti contengono.
